ALMACENAMIENTO DE BODEGAS

ALMACENAMIENTO DE BODEGAS 

La materia prima que entra debería procesarse de inmediato y los productos finales se deberían embarcar pronto, eliminando toda necesidad de almacenamiento en ambos extremos.

Este concepto teórico se llama, con propiedad, justo a tiempo (JIT. just in time). La idea se puede ampliar dentro de una planta, a medida que el producto se mueva de una estación de trabajo a otra. 

Una estación debería recibir el artículo y las partes necesarias justo cuando se debe procesar la unidad; y al terminar la tarea requerida, la estación debería transferir la unidad de inmediato a la siguiente estación, la que a su vez está programada para recibir el ensamble justo en ese momento.

La necesidad de almacenar materias primas, productos parcialmente terminados y artículos terminados, por lo que debe contemplarse la utilización de almacenes y bodegas. Por lo general, pero no siempre, el término almacenamiento o almacenes, se asocia con materias primas y bienes en proceso, mientras que las bodegas, o embodegado, se refiere al guardado de productos terminados. Una empresa puede tener una o más instalaciones de almacén y/o de bodegas. En algunos casos, el almacén y la bodega están en el mismo edificio: en otros, el almacén se ubica cerca de las

instalaciones productivas, y las bodegas podrían construirse por separado, para funcionar como centros de distribución. Sin embargo, dentro de una planta, con frecuencia se usan los términos almacén y bodega en forma indistinta para indicar cualquiera de estas instalaciones

indistinta para indicar cualquiera de estas instalaciones.

Propiedades de las bodegas

Ya establecida la necesidad de una bodega, el siguiente paso es decidir si es necesaria una bodega propiedad de la empresa o si es mejor utilizar una bodega comercial. 

Las bodegas comerciales son para dar servicio a muchos clientes distintos, y por lo general cuentan con personal, equipo y espacio de almacenamiento suficientes para satisfacer las necesidades de un cliente, tanto a largo como a corto plazo. 

Tienen dos ventajas importantes: la flexibilidad y la administración profesional. 

El fabricante no está ligado a un lugar específico de bodega: a medida que cambia la pauta de distribución, la empresa tiene la opción de relocalizar sus centros de distribución. 

Las demandas inestables o estacionales pueden hacer más atractiva la renta de espacio de acuerdo con las necesidades en comparación con construir una bodega grande para dar cabida a la demanda máxima esperada. 

Si se espera que la demanda del o de los productos de la empresa continúe durante largo tiempo y si sus compromisos en el lugar actual son grandes, podría ser adecuada una bodega privada.

Ubicación de almacenes y bodegas

Como en el caso de la ubicación de la planta, es muy importante la selección de los lugares de almacenamiento y bodegas. Son obvias algunas de las conclusiones básicas. Si la bodega contendrá principalmente productos terminados, debe estar cerca de los clientes. Si el material guardado se va a

usar en la manufactura, la instalación de almacenamiento deberá estar cerca de la planta de producción. 

El lugar debe tener terreno suficiente y un buen medio de transporte. No debe estar apartado de proveedores y de mercados por barreras geográficas, como ríos, montañas y lagos. El sitio debe estar en una zona adecuada, de acuerdo con las autoridades locales, y tener buena protección de policía y bomberos. La empresa debe poder obtener también, los servicios necesarios y la mano de obra requerida para el funcionamiento de la instalación. El lugar debe tener el tamaño suficiente como para dar cabida a cualquier expansión en el futuro; como regla general debe ser unas 5 veces mayor que lo que dicten las necesidades actuales.

Como primer paso, se debe formar una tabla parecida a la que se mostrará acerca de la selección del sitio de la planta, para seleccionar el sitio de la bodega, siempre y cuando sea factible colocarla alejada de la planta. 

Se asignan los factores de aprobación adecuados y se hace la evaluación en forma parecida a la que se indica en el procedimiento para seleccionar el emplazamiento de la planta.

Funciones del almacenamiento y las bodegas

Al administrar una instalación de almacenamiento o de bodega se deben efectuar muchas actividades distintas relacionadas con el procesamiento de materias primas, productos semiterminados y bienes terminados. 

Las tareas abarcan desde recibir, inspeccionar y almacenar materias primas, hasta empacar, etiquetar y remitir los pedidos. A continuación se da una breve descripción de las actividades comunes.

• Recepción: La bodega recibe el material de un proveedor externo y acepta la responsabilidad sobre él. La operación consiste en descargar los bienes de los camiones y/o vagones de ferrocarril, y en desempacarlos de sus contenedores.
•  Identificación y clasificación: Se identifica el material y a continuación se anota con etiquetas, códigos u otros medios. Se clasifican los artículos, para tratar de encontrar fallos o daños y se determinan los faltantes, comprobando lo recibido contra las guías de embarque. Se toman las acciones adecuadas para informar a los transportistas y proveedores las diferencias que se presenten.
•  Despacho al almacén: Los artículos se transfieren a las áreas adecuadas para su almacenamiento.
•  Almacenamiento. Las unidades se mantienen en inventario hasta que se necesiten.
•  Escoger pedido: Los artículos necesarios para un pedido se recuperan del almacén. Esto lo pueden hacer una o más personas. dependiendo de la cantidad de artículos y de su ubicación en la bodega.
•  Armado del pedido: Se agrupan todos los artículos de un solo pedido. Todo faltante, rotura o artículo defectuoso se anotan. y se reemplazan. o se modifica el pedido.
•  Empaque: Se empacan juntas todas las unidades en un pedido. 
•  Despacho del embarque: Se preparan los pedidos y documentos adecuados de embarque, y el pedido se manda a los vehículos de transporte.
• Mantenimiento de registros: Para cada artículo se llevan registros como el siguiente: cantidad recibida, en existencia, pedidos recibidos y pedidos procesados. Esos registros son críticos para tener una buena administración de inventarios.

Operaciones en el almacenamiento y en la bodega

Dentro de una planta, la gerencia debe decidir si construir una bodega centralizada o varias instalaciones de almacén, cada una cerca de su lugar de uso: por ejemplo, cerca de cada estación de ensamble en la línea. 

Este último método reduce el manejo de materiales y los paros de producción debidos a demoras en la entrega desde una bodega centralizada. También permite tener un control más estricto de inventario. Muchas veces se pueden construir esas instalaciones de almacenamiento para aprovechar espacios que, de otro modo, no se usarían.